Fin de saison : les 5 actions à faire AVANT l'été avec vos sponsors
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La saison sportive touche à sa fin. Les derniers matchs sont joués, les bilans arrivent, et la plupart des présidents de clubs amateurs commencent à se projeter sur les vacances bien méritées.
Avant de fermer la porte du club pour 2 mois, il reste pourtant un chantier essentiel à boucler : prendre soin de vos sponsors. Pas pour leur demander quoi que ce soit. Pour clôturer la saison en beauté, et préparer naturellement la suivante.
30 minutes par sponsor, maintenant, vous éviteront une semaine de recherche en septembre.
Voici les 5 actions concrètes à mener avant de couper.
1. Envoyer un bilan personnalisé à chaque sponsor
C'est l'étape que 95% des clubs ne font pas. Et c'est précisément celle qui fait la différence entre un sponsor qui renouvelle et un sponsor qui disparaît.
Le principe : préparer une page A4 par sponsor, qui résume ce que son soutien a permis sur la saison écoulée.
Ce que doit contenir ce bilan :
- Combien de matchs joués avec les équipements financés
- Combien de jeunes ont porté ses couleurs
- 3-4 photos des moments forts (matchs, podiums, équipe au complet)
- Une visibilité estimée : nombre de spectateurs, parents, équipes adverses qui ont vu le logo
- Un mot de remerciement personnel du président
Ce bilan peut être imprimé en couleur, glissé dans une enveloppe, et déposé en main propre chez le sponsor. Ça transforme la relation : il n'est plus "un financeur", il devient un partenaire qui a participé à une aventure.
2. Écrire un mot de remerciement personnel — avant les vacances
Pas un mail. Pas un message générique. Une vraie carte de remerciement, écrite à la main par le président.
Pourquoi avant les vacances ? Parce que :
- Le sponsor part en congés avec votre message en mémoire
- Au moment où il prépare son budget rentrée (août-septembre), votre club est présent dans sa tête
- Vous évitez l'effet "noyé dans la masse" de la rentrée
Quelques lignes simples suffisent :
"Bonjour [prénom], en cette fin de saison, je tenais à vous remercier personnellement pour votre soutien. Sans des entreprises comme la vôtre, le club ne pourrait pas faire vivre [X jeunes] et [X équipes]. Belle pause estivale à vous, on se retrouve à la rentrée."
Coût : une enveloppe et un timbre. Impact : inestimable.
3. Inviter à un moment de clôture de saison
Beaucoup de clubs organisent un pot de fin de saison, une remise de récompenses, ou une soirée club. C'est l'occasion parfaite pour inviter vos sponsors.
L'erreur fréquente : oublier de les inviter. Ou les inviter par mail générique 2 jours avant.
Le bon réflexe :
- Une invitation personnelle, idéalement remise en main propre
- Au moins 2-3 semaines à l'avance pour qu'ils puissent caler la date
- Une mention explicite : "Vous êtes l'un des partenaires qui ont rendu cette saison possible, on serait honoré de vous compter parmi nous."
Si le sponsor vient → moment de proximité inestimable, lien renforcé. S'il ne peut pas venir → il sera honoré d'avoir été invité. Effet positif garanti.
4. Proposer le renouvellement — maintenant, pas en septembre
Voici l'action qui rapporte le plus, et que la majorité des clubs négligent par crainte de "trop demander".
La logique est simple : en juin-juillet, l'entreprise réfléchit déjà à son budget de l'année suivante. C'est le moment où elle alloue mentalement ses dépenses futures.
Si vous attendez septembre pour proposer le renouvellement, son budget sera probablement déjà parti ailleurs (un autre club, une autre association, une autre dépense).
Comment proposer le renouvellement, simplement :
"Vu la qualité de notre collaboration cette saison, on serait honorés de continuer l'aventure avec vous l'an prochain. Est-ce qu'on peut envisager de renouveler le partenariat sur les mêmes bases ?"
Cette phrase, glissée naturellement au moment de la remise du bilan (action 1), transforme un sponsor d'un an en partenaire de plusieurs saisons. Un sponsor satisfait, à qui on propose le renouvellement au bon moment, dit oui dans 80% des cas.
5. Préparer le dossier pour la rentrée
Dernière action, et pas des moindres : profiter du calme de l'été pour préparer ce qui prendra normalement des semaines de travail à la rentrée.
Pendant que vos concurrents n'y pensent pas, vous, vous avancez :
- Mettre à jour votre dossier sponsoring : ajouter les photos de la saison écoulée, actualiser les chiffres (licenciés, équipes, résultats)
- Lister les entreprises locales à contacter en septembre : 20 noms minimum, classés par priorité
- Préparer vos modèles de mails et de scripts d'approche
- Identifier les nouveaux décideurs : qui s'occupe du sponsoring dans chaque entreprise ciblée ?
L'été est un moment calme et propice à la réflexion. 1 à 2 heures par semaine pendant juillet-août, et vous arrivez à la rentrée avec un plan d'attaque prêt à l'emploi.
Pendant que les autres clubs reprennent en septembre dans l'urgence, vous, vous démarrez avec 2 mois d'avance.
Conclusion
Les vacances d'été sont précieuses. Mais avant de fermer le club, ces 5 actions concrètes — qui prennent 30 minutes par sponsor au total — peuvent transformer votre prochaine saison.
Un sponsor remercié, accompagné d'un bilan, invité aux moments forts, et sollicité au bon moment pour le renouvellement, n'est plus un sponsor d'un an. C'est un partenaire fidèle qui vous accompagnera 2, 3, 5 ans. Et qui parlera de vous à d'autres entreprises locales.
Le sponsoring local, ce n'est ni un sprint, ni une chasse. C'est une relation qui se cultive saison après saison. Et la fin de saison est probablement le moment le plus stratégique de toute l'année.
Chez SPHERE SPORTCO, on accompagne les clubs amateurs autant sur leurs équipements que sur leur démarche sponsoring. Parce qu'un club ne cherche pas seulement à boucler une saison. Il cherche à construire une trajectoire.
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