Le mail qui ouvre la porte : comment préparer votre visite à une entreprise

Vous avez préparé votre mail de contact cet été, comme on le conseillait. Vous l'envoyez à vos premières entreprises… et souvent, c'est le silence.

Ce n'est pas votre mail qui est mauvais. C'est qu'un mail seul, aussi bien écrit soit-il, ne suffit presque jamais à décrocher un partenaire. Un chef d'entreprise en reçoit des dizaines. Le vôtre se noie dans la masse, il le lit en diagonale, et passe à autre chose.

La bonne nouvelle, c'est qu'il ne faut pas abandonner le mail. Il faut juste lui donner son vrai rôle.

Le mail n'est pas une fin, c'est une porte d'entrée

Voici le changement de regard qui fait toute la différence : votre mail ne sert pas à convaincre. Il sert à annoncer votre venue.

Le sponsoring local se joue en face à face. C'est en personne qu'un chef d'entreprise voit votre motivation, sent le sérieux du club, pose ses questions. Un mail ne remplacera jamais ça.

Mais débarquer dans une boutique sans prévenir, quand on ne connaît personne, c'est intimidant — et facile à éconduire. Le mail règle exactement ce problème. Il vous permet d'arriver en disant : « Bonjour, je vous ai envoyé un mail il y a quelques jours au sujet d'un partenariat avec le club. » Vous n'êtes plus un inconnu qui vend quelque chose. Vous êtes quelqu'un d'attendu.

Le mail vous donne un prétexte d'entrée. Et un prétexte, ça change tout dans la façon dont on vous reçoit.

C'est comme ça que je procède moi-même

Quand je démarche un club pour Sphère SportCo, je fonctionne exactement de cette manière. J'envoie d'abord un message court pour me présenter et annoncer que je passerai. Puis je me déplace. Le mail seul n'aurait probablement rien donné — mais couplé à la visite, il transforme un contact froid en conversation. C'est le déplacement qui signe, pas le mail. Le mail ne fait qu'ouvrir la porte.

Ce que doit contenir ce mail d'annonce

Puisque son but n'est pas de tout expliquer mais d'annoncer votre venue, ce mail doit être encore plus court que ce que l'on croit :

• Une présentation en une phrase : qui vous êtes, quel club, quelle ville.
• Le sujet, sans le développer : « J'aimerais vous présenter un projet de partenariat avec notre club. »
• L'annonce de la visite : « Je me permettrai de passer vous voir dans les prochains jours pour vous en dire un mot. »
• Aucun montant, aucun dossier en pièce jointe. Tout ça se présentera en personne. Si vous mettez tout dans le mail, vous n'avez plus aucune raison de vous déplacer, et le chef d'entreprise se fait un avis sans vous avoir rencontré.

Trois ou quatre lignes suffisent. C'est un faire-part, pas une plaquette commerciale.

Pour qui cette méthode ?

Souvenez-vous de l'ordre de démarchage qu'on voyait il y a deux semaines. Ce mail d'annonce est surtout utile pour les entreprises que vous ne connaissez pas encore — l'intérêt évident et le potentiel inexploré. Pour vos contacts proches et vos partenaires actuels, pas besoin de ce détour : un appel ou un message direct suffit, la relation existe déjà.

Le mail-prétexte, c'est l'outil pour aborder les inconnus sans arriver les mains vides.

Puis, vous passez la porte

Quelques jours après le mail, vous vous déplacez. Vous n'êtes pas là pour signer sur le pas de la porte, mais pour vous présenter et décrocher un vrai moment d'échange. « Je vous ai écrit récemment, auriez-vous 15 minutes maintenant, ou préférez-vous que je repasse un autre jour ? »

Vous repartez avec un rendez-vous, ou avec une conversation entamée. Dans les deux cas, vous existez désormais pour cette entreprise. Ce que jamais un mail seul n'aurait obtenu.

C'est justement ce rendez-vous, et comment le réussir, qu'on verra la semaine prochaine.

Vous voulez aller plus loin ?

Nous mettons gratuitement à disposition des clubs amateurs un dossier de sponsoring sur-mesure qui réunit tous les supports pour convaincre les entreprises locales : présentation du club, description du projet, niveaux de partenariat, contreparties.

Il suffit de quelques minutes pour le compléter, et il peut être présenté à n'importe quelle entreprise locale.

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