En septembre, vous n'aurez plus le temps d'écrire : préparez vos messages maintenant

Vous avez fait le bilan. Mis à jour votre dossier. Identifié vos vingt à trente cibles. Voici la dernière étape de votre été — et sans doute la plus sous-estimée : préparer ce que vous allez leur dire.

Le piège de la page blanche

Imaginez la scène. Nous sommes le 12 septembre. Vous avez votre liste sous les yeux, votre dossier est prêt. Vous ouvrez votre boîte mail, vous tapez l'adresse de la première entreprise… et vous restez bloqué devant l'écran.

Comment commencer ? Qu'est-ce qu'on dit exactement ? Combien on demande ?

Vingt minutes plus tard, vous n'avez toujours pas envoyé le premier mail. Et vous vous dites que vous ferez ça demain, plus au calme.

Ce moment-là, presque tous les clubs le vivent. C'est là que les bonnes intentions de l'été meurent.

La solution : écrire une fois, réutiliser vingt fois

Un président de club a environ quinze minutes par semaine à consacrer au sponsoring en pleine saison. C'est la réalité. Alors si chaque prise de contact demande de repartir d'une page blanche, ça ne se fait pas.

En revanche, si vos messages sont déjà écrits, il ne vous reste qu'à personnaliser deux ou trois lignes et à envoyer. Cinq entreprises contactées en une soirée, sans effort.

Les quatre documents à produire

Prévoyez deux heures. Pas plus.

• Un mail de prise de contact court — dix à quinze lignes maximum. Qui vous êtes, ce que vous proposez, ce que ça apporte à l'entreprise, et une phrase de conclusion qui invite à échanger. Vous personnaliserez ensuite le nom de l'entreprise et une phrase sur leur activité.
• Un script téléphonique simple — trois ou quatre phrases clés à ne pas oublier quand vous appelez. Pas un texte à réciter, juste vos points d'appui pour ne pas perdre le fil.
• Un modèle de remerciement — pour les entreprises qui acceptent. Court, chaleureux, avec les prochaines étapes.
• Un mail de relance — pour ceux qui ne répondent pas sous sept jours. C'est souvent celui-là qui déclenche la réponse. Ne le négligez pas.

Ce qui fait la différence dans un mail

Trois règles simples :

• Soyez court. Un chef d'entreprise lit vos premières lignes. S'il faut faire défiler, c'est perdu.
• Parlez de lui, pas de vous. Ce n'est pas « notre club a besoin de maillots », c'est « votre logo vu par 200 familles toute la saison ».
• Facilitez la réponse. Une question simple à la fin, à laquelle on peut répondre en une ligne.

Préparez aussi votre agenda de démarchage

Dernier point, souvent oublié : décidez maintenant du rythme. Combien d'entreprises par semaine ? Quel soir ? Quelle régularité ?

Cinq contacts par semaine, c'est modeste. Mais tenu sur six semaines, ça fait trente entreprises approchées. Et sur trente, il y a forcément des oui.

Votre été est bouclé

Faites le compte de ce que vous avez maintenant :

• Un bilan clair de votre sponsoring
• Un dossier à jour, prêt à présenter
• Une liste de vingt à trente cibles triées
• Quatre modèles de messages prêts à l'emploi
• Un agenda de démarchage défini

Tout ça vous a pris quatre fois deux ou trois heures. Huit à dix heures étalées sur un été.

En septembre, pendant que la plupart des clubs se demanderont encore par où commencer, vous n'aurez qu'à dérouler.

Vous voulez aller plus loin ?

Nous mettons gratuitement à disposition des clubs amateurs un dossier de sponsoring sur-mesure qui réunit tous les supports pour convaincre les entreprises locales : présentation du club, description du projet, niveaux de partenariat, contreparties.

Il suffit de quelques minutes pour le compléter, et il peut être présenté à n'importe quelle entreprise locale.

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